Wir alle kennen das mittlerweile – man hüpft von Online Meeting zu Online Meeting und hofft, dass dabei alles gewissenhaft funktioniert.
Wie aber kann ich für so einen glatten Ablauf sorgen? Das erklärt euch quer.kraft in diesem kurzen Beitrag.

Um euch einen guten Überblick über die Tipps und Hinweise zu geben, haben wir hier für euch eine Art Checkliste angefertigt. Wir wünschen euch ganz viel Spaß beim durchstöbern und hoffen, dass ihr einige hilfreiche Tipps für euch entdeckt.

1. Zeitmanagement

Wir wissen, ein bestimmtes Zeitmanagement ist schwer. Oft ergeben sich während dem Meeting viele Diskussionspunkte oder einzelne Störungen ziehen das Meeting unnötig in die Länge. Hierauf solltet ihr euch jedoch gefasst machen und eure Meeting-Planung danach ausrichten. Versucht die Informationen, die ihr geben wollt so genau und kurz wie möglich zu halten und nicht noch zeitaufwendige Ausschweifungen hineinzubringen. Eine gute Planung ist alles! Lernt aus euren Fehlern vom letzten Mal oder spielt das Treffen im vorhinein einmal kurz durch.
Achtet darauf, dass die Teilnehmer eures Meetings vielleicht noch andere Folgetermine haben und berücksichtigt das bei eurer Zeitplanung.

Außerdem tendiert man dazu, mehr Termine als sonst wahrzunehmen, da man je sich ja mal schnell einloggen kann. Achtet aber darauf euch nicht zu viel auf einmal aufzuladen und auch zwischen den einzelnen online Termine 15 Minuten Pause einplanen. So bleibt ihr konzentrierter und könnt zischen den Meetings Luft holen.

2. Sorgt für Interaktion bereits am Anfang

Man sollte in Online-Meetings frühzeitig für Interaktion sorgen, um die Teilnehmer bereits für die ganze Sitzung zu aktivieren. Hier könnt ihr simple Vorstellungsrunden machen, oder ihr stellt eine einleitende Frage zu der dann jeder etwas sagen soll. Ein Beispiel hierfür wäre: „Für was alles kann man eigentlich eine Banane verwenden?“ Die Teilnehmer werden somit dazu gezwungen kreativ zu werden, was sie ggf. auch dazu bewegt das ganze Meeting über Ideen einzubringen.

3. Reduziert reine Frontalpräsentationen

Wichtig ist, dass ihr eure Meetings interaktiver gestaltet, um somit die Teilnehmer konsequent aufmerksam zu halten. Eine reine Frontalpräsentation ist zwar oft notwendig, jedoch sollte man diese so kurz wie möglich halten. Schmückt sie zudem noch mit vielen Symbolen und Bildern aus, sodass der Zuschauer nicht immer mitlesen muss. Das wirkt ermüdend und lässt die Teilnehmer abschalten.

4. Überprüft Störgeräusche

Während einer Präsentation gestört zu werden ist anstrengend und bringt einen häufig aus dem Konzept. Somit ist es wichtig, dass ihr und auch eure Teilnehmer in einer ruhigen Umgebung seid. Macht darauf bereits im Vorfeld aufmerksam. Ein kleiner Tipp: stellt in eurem Video-Tool zu Anfang schon alle Teilnehmer auf stumm. Die Funktion habt ihr bei fast allen Tools gegeben, auch bei unserem Tool Bluejeans. Somit können euch die Teilnehmer, die vielleicht später dazukommen, nicht in eurem Redeflow unterbrechen. Die Teilnehmer haben zudem die Möglichkeit ihr Mikro wieder einzuschalten, sollten sie eine Anmerkung haben oder einen Beitrag leisten wollen.

5. Kommunikationsregeln

Das bringt uns auch schon zu unserem nächsten Punkt – den Kommunikationsregeln. Ihr solltet bereits vorher schon klar machen wie eine Kommunikation während des Meetings ablaufen soll. Teilnehmer können zum Beispiel die Hand heben (hier für das Hand-Emoji nutzen) und werden dann angerufen oder ihre Zwischenfragen einfach in den Chat schreiben. Bei kleinen Gruppen funktioniert das Unmuten und direkt Sprechen auch immer ganz gut.

6. Das korrekte Auftreten

Professionelles Auftreten ist auch bei Online Meetings sehr wichtig. Ein ruhiger Hintergrund kann hier besonders helfen. Wenn kein separates Büro im Home Office vorhanden ist, kann man dazu auch auf die Hintergrundfunktion vieler Konferenztools zurückgreifen. Außerdem habt ihr die Möglichkeit Hintergründe selbst im Tool hochzuladen. Das eignet sich besonders gut, wenn ihr Marketing für euer Unternehmen oder ein bestimmtes Anliegen machen wollt.

Ein zweiter Tipp für mehr Professionalität ist es sich, auch beim Online Meeting wenn möglich hinzustellen. Auf diese Weise verändert man automatisch die Haltung und wirkt aktiver.

7. Nutzt wenn möglich mehrere Bildschirme

Wenn ihr die luxuriöse Möglichkeit habt zwei Bildschirme zu benutzen, habt ihr einen großen Vorteil gegenüber anderen Präsentierenden. Ihr könnt nämlich einen Bildschirm zum Teilen eurer Präsentation nutzen und den anderen für den Chat und die Kamerabilder der Teilnehmer. Somit habt ihr Übersicht über alle Funktionen in eurem Tool und verpasst ganz sicher keiner Frage mehr.

Wer, wie ich manchmal das Gefühl hat, auch zwei Bildschirme sind viel zu wenig, kann sich eventuell mit virtuellen Desktops weiterhelfen. Diese kann man unter Windows mit der Tastenkombination [Windows] + [Strg] + [D]  erstellen und dann mit der Tastenkombination [Windows] + [Strg] + [Pfeiltaste links/rechts] zwischen diesen hin und her wechseln.

Wir hoffen, dass unsere Kurztipps der Meeting-Organisation hilfreich für euch waren und wünschen euch ganz viel Spaß bei eurem nächsten Online-Meeting!?