Learnings aus unserer zweiten hybriden Veranstaltung – der Jahrestagung 2021

Am 12. Oktober fand unsere zweite hybride Veranstaltung, die quer.kraft Jahrestagung statt. Wer unseren Verein kennt, der weiß, dass wir das Format kontinuierlich weiterentwickeln. Das betrifft vor allem die Umsetzung einer hybriden Veranstaltung. Das Feedback hat gezeigt, dass wir uns im Vergleich zum Jahr 2020 wieder mal steigern konnten! Natürlich haben wir wieder einiges dazu gelernt und unsere Learnings zur Gestaltung einer hybriden Veranstaltungen wollen wir euch natürlich nicht vorenthalten.

Wichtige Learnings

Eine hybride Veranstaltung zu organisieren ist nicht leicht und verlangt eine detaillierte Organisation. Ein Muster für eine gelungene hybride Veranstaltung gibt es noch nicht. Wir bei quer.kraft versuchen das hybride Erlebnis weiterzuentwickeln und haben daher im Vergleich zu unserer ersten hybriden Veranstaltung einige Dinge verändert, welche das Erlebnis für sowohl Online- als auch Offline Teilnehmende verbessern sollte.

Über die Mentimeter-Umfrage während der Jahrestagung haben wir positives Feedback zum hybriden Konzept erhalten (siehe Bild), können jedoch noch folgende Learnings ins nächste Jahr mitnehmen:

1. Macht die Veranstaltung für alle Online-Teilnehmende so nahbar wie möglich

Eine besondere Herausforderung einer hybriden Veranstaltung ist es, den Online-Teilnehmenden das gleiche Erlebnis zu bieten wie den Offline-Teilnehmenden – sei es das Networking oder die Interaktion mit den Speakern. Leider ist man vor dem Bildschirm dann doch nicht so dabei, wie man es gerne hätte. Es fehlt das Erlebnis mit allen Sinnen und auch die Ablenkungsgefahr hinter den Bildschirmen ist allgegenwärtig. Unser Ziel war es beiden Seiten die Möglichkeit zu geben „dabei zu sein“, indem wir auf folgende Maßnahmen gesetzt haben.

• Online-Moderatoren: Sie stellen das Bindeglied zwischen Online-Teilnehmenden und dem Offline-Publikum dar und stehen vor allem den Online-Teilnehmenden dabei ständig zur Verfügung. Unsere beiden Moderatoren Dr. Gunther Pabst sowie Danir Bouchekir waren während der Jahrestagung ununterbrochen unterwegs, stellten Gespräche zwischen den Teilnehmenden her und zeigten regelmäßig das Geschehen vor Ort.
• Sichtbarkeit in alle Richtungen: Vor Ort wurden zusätzliche Bildschirme und Kameras installiert, sodass die Online-Teilnehmenden näher am Geschehen dran waren. Es gab nicht nur den Livestream von dem Programm auf der Bühne, sondern eine zusätzliche Perspektive von vorne in das Publikum. Außerdem waren die Videostreams des Online Meetings auch vor Ort auf einem extra Bildschirm zu sehen.  So konnten die Offline Teilnehmer die Videos der Microsoft Teams Teilnehmenden sehen. Auch für dir Vortragenden auf der Bühne war der Bildschirm einsehbar, sodass Referenten auch direkt Online-Teilnehmende ansprechen und integrieren konnten.

2. Holt das Beste für alle Teilnehmenden raus

quer.kraft integriert an der Jahrestagung auch interaktive Elemente. Das hat sich mit der Weiterentwicklung zu einer hybriden Veranstaltung nicht geändert. Dieses Jahr gab es ein quer.camp, bei dem alle Teilnehmende aus unterschiedlichen Workshops wählen können. Um allen Teilnehmenden einen reibungslosen Ablauf der Workshops zu garantieren, haben wir verschiedene Workshop-Formate integriert. Es gab Workshops, die ausschließlich vor Ort oder online stattfanden und kombinierte hybride Angeboten. Die hybriden Angebote fanden im Hauptsaal über die Bühne statt, sodass man die aufgebaute Technik des Hauptsaals nutzen konnte und somit kein zusätzliches Equipment mehr brauchte. Auch einer der Workshops wurde hybrid angeboten.

3. Testet verschiedene Tools – Wir können Microsoft Teams empfehlen

Für unsere hybride Veranstaltung setzten wir dieses Jahr als Konferenztool auf Microsoft Teams. Alle Teilnehmenden (On- und Offline) wurden zu einem vorher erstellten Team hinzugefügt. Online konnten die Teilnehmenden so selbstständig in die Workshopräume wechseln. Außerdem hatten alle Teilnehmenden Zugriff auf die Teilnehmerliste und es gab auch über die beiden Teilnehmergruppen hinweg die Möglichkeit sich zu verabreden. Wir empfehlen außerdem ein gesperrtes, nicht für alle zugängliches Team zu erstellen, indem sich das Orga-Team (online & offline) regelmäßig abstimmen kann.

PS: Es ist immer gut Helfer vor Ort, aber auch online zu haben.

4. Beide Teilnehmergruppen sollten auf der Bühne vertreten sein

Mit dem richtigen Konferenztool, ist es relativ einfach auch Online-Teilnehmende auf die Bühne zu holen. Durch das schnelle zuschalten von Online-Teilnehmenden entsteht ein stärkeres Wir-Gefühl und beide Teilnehmergruppen bleiben ständig präsent. Bei dieser hybriden Veranstaltung hatten wir Personen aus dem Online Publikum, die Ihre Fragen live gestellt haben, Neuigkeiten aus dem Verein mitgeteilt haben oder auch einzelne Programmpunkte moderiert haben. Wenn ihr die Online-Teilnehmenden kennt und vorher schon wisst, wen ihr gerne auf die Bühne holen möchtet, ist es sinnvoll dies vor der Veranstaltung zu verabreden. Gerade bei ganztägigen Veranstaltungen werden Online-Teilnehmende nicht durchgängig mit dabei sein und mit gezielten Absprachen stellt ihr sicher, dass die Personen aktiv mit dabei sind und so die Interaktion auch tatsächlich stattfinden kann.

Fazit

Hybride Veranstaltungen, bei denen nicht nur Organisatoren und Vortragende vor Ort sind, sondern auch die Teilnehmenden online und am Veranstaltungsort tummeln sind noch rah gesäht. Nach wie vor haben die beiden Teilnehmergruppen unterschiedliche Bedürfnisse an eine Veranstaltung und die Rahmendbedingungen der Teilnahme sind anders. Noch gibt es kein Rezept, dass einen Erfolg einer hybriden Veranstaltung verspricht und eine rege, einfache Interaktion der beiden Teilnehmergruppen garantiert.

Wir als quer.kraft-Team haben auch in diesem Jahr wieder alles gegeben, um unser Konzept für eine hybride Veranstaltung weiterzuentwickeln und die Hybridisierung von Veranstaltungen mit voranzutreiben. Wir hoffen euch hat der Tag gefallen und wir freuen uns schon jetzt auf das nächsten Jahr. 2022 wird es wieder eine hybride quer.kraft Jahrestagung geben, allerdings sollen allgemein mehr Formate hybrid angeboten werden. Die nächste hybride Veranstaltung, das Best Practice Treffen bei das Stadtwerk.Regenburg steht schon in den Startlöchern und wird noch diesen November umgesetzt.

Wir hoffen ihr seid alle auch nächstes Jahr wieder mit dabei. Ein großer Dank geht nochmal an unser Technik-Team, die Medien Aktiv Service GmbH  und unseren Online Moderator Danir Bouchekir für die tatkräftige Unterstützung und Schlüsselrolle bei der Umsetzung der hybriden Veranstaltung.