ahrestagung 2019 virtuell Im Computerbildschirm abgebildet

Aufgrund von der Corona Pandemie sind weiterhin viele Unternehmen gezwungen Veranstaltungen und Meetings in Präsenzform abzusagen. Die Frage nach dem „Wie nun?“ kann ein ganz bestimmtes Eventformat beantworten – die Hybridveranstaltung.

Im Folgenden Beitrag erklären wir euch, wie eine solche hybride Veranstaltung aussieht und welche Vorteile sie den Unternehmen bietet. Zudem stellen wir euch quer.krafts eigene Hybridveranstaltung – die Jahrestagung 2020 kurz vor.  

Was versteht man eigentlich unter „hybrid“?

Bei einem hybriden Event werden verschiedene Veranstaltungstypen, Räume, kulturelle Bereiche oder verschiedene Interaktionsmöglichkeiten zu einem neuen Eventtypus miteinander kombiniert. In der heutigen Zeit, geprägt durch Corona und dem daraus resultierenden Home-Office, bedeutet das eine Kombination aus Online- und Präsenzveranstaltung.

Hierbei werden unterschiedliche Streaming und Video-Conferencing Dienste eingesetzt, sodass die Teilnehmer sowohl live dabei als auch zuhause vor dem Computer an der Veranstaltung teilnehmen können. Die Moderatoren und Redner agieren so, als wären sie auf einer Eventbühne mit Live-Zuschauern und versuchen somit die Online-Teilnehmer genauso in das Geschehen mit einzubinden. Dadurch kann das Infektionsrisiko im Fall eine Pandemie eingedämmt werden, ohne jemanden vom Event ausschließen zu müssen.

Die Vorteile von solch hybriden Veranstaltungen

Eine Hybridveranstaltung birgt viel Potential für Unternehmen und das aufgrund von zahlreichen Vorteilen:

  • Es kann Material, Geld und Zeit eingespart werden
  • Man profitiert von ggf. zusätzlichen Einnahmen
  • Man positioniert sich als nachhaltiger und vorausschauender Veranstalter
  • Räumliche Grenzen können durch Virtualität überwunden werden

Der wahrscheinlich wichtigste Grund für eine hybride Veranstaltung ist die höhere Reichweite, die aufgrund von der räumlichen Flexibilität generiert werden kann. Nicht nur die Infektionsgefahr wird reduziert, sondern auch die ein oder andere Absage durch Anfahrtszeit bzw. Kosten wird vermieden.

Herausforderungen

Eine umfangreiche Hybridveranstaltung zu organisieren kann schnell sehr aufwändig werden und fordert meist einen höheren Arbeitsaufwand. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass bei einer gelungene Veranstaltung für alle Teilnehmer das Erlebnis gleichermaßen interaktiv und spannend ist. Sowohl die Teilnehmer vpr Ort, also auch hinter den Bildschirmen müssen sich aktiv einbringen können. Dies scheint online oftmals schwer umsetzbar, besonders da hier die Aufmerksamkeitspanne oft kürzer ist. Bei der Organisation sollte man aus diesem Grund niemals bereits veranstaltete Online-Events kopieren, sondern die eigenen Wünsche und Barrieren analysieren und dahingehend planen. Außerdem ist es oftmal hilfreich weitere Rollen zu beachten, wie einen Moderator für das Geschehen vor ort und für die Online Diskussionen.

Die erste hybride quer.kraft Veranstaltung – die Jahrestagung 2020

Auch quer.kraft hat sich den Herausforderungen der Pandemie gestellt und die diesjährige Jahrestagung auf die aktuellen Umstände angepasst. Dementsprechend wird die Teilnehmeranzahl vor Ort auf max. 80 Personen begrenzt, um ein speziell entwickeltes Hygienekonzept einhalten zu können.
Die restlichen Interessenten haben die Möglichkeit sich virtuell zur Tagung dazu zuschalten. Hierfür sind ausreichende Kapazitäten vorhanden. Alle Teilnehmer, einschließlich der virtuellen Gäste können in Workshops miteinander arbeiten und werden überall mit integriert. Die technische Umsetzung wird hier von quer.kraft Helfern und extern von Experten begleitet. In diesem Zusammenhang werden folgende Tools verwendet:

  • Mural für das gemeinsame Arbeiten in den Workshops
  • Bluejeans als Videokonferenz-Tool
  • Ein Moderator vor Ort + ein technischer Moderator

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass hybride Veranstaltung nicht nur zur Zukunft der Unternehmen gehören werden, sondern durchaus Vorteile bieten. Sie bilden interessante neue Konzepte und eine flexible Veranstaltungsorganisation.

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