Die Gestaltung hybrider Veranstaltungen – unsere Learnings ?

Eine Veranstaltung in hybrider Form zu planen ist schwer und erfordert eine gute Organisation. quer.kraft hat sich aus diesem Grund die Zeit genommen und eigene Learnings in diesem Beitrag für euch zusammengefasst.

Hybride Veranstaltungen bei quer.kraft

Was eine Hybridveranstaltung ist und welche Vorteile diese hat, haben wir euch bereits in einem älteren Beitrag erläutert. In der Zwischenzeit hatte quer.kraft jedoch die Möglichkeit eine eigene große Hybridveranstaltung durchzuführen – die quer.kraft Jahrestagung 2020.

Wichtige Learnings

Da auch wir zum ersten Mal ein Event in dieser speziellen Form durchgeführt haben, wollen wir euch nun ein paar Learnings auf den Weg geben, welche wir aus dieser Erfahrung mitnehmen konnten.

Wichtig ist es folgende Dinge zu beachten:

• Die Einbindung der Online-Teilnehmer
• Live-Organisation und Online-Organisation sollten übereinstimmen
• Die Technik im Vorhinein ausreichend testen

Die Einbindung der Online-Teilnehmer

In erster Linie ist es wichtig eine Verbindung zwischen den online zugeschalteten Teilnehmer und denen in Präsenz herzustellen. Da es sich bei einem Event, wie z.B. der Jahrestagung, auch viel um das Networking dreht, sollten beide Parteien die Möglichkeit haben miteinander zu interagieren.

Ein Schritt in diese Richtung kann man gehen , indem man die Online-Teilnehmer auf die Leinwand der Hauptbühne projiziert. Somit können auch die Offline-Teilnehmer einen emotionalen Bezug zum Online-Publikum aufbauen.
Wenn eine Dauerzuschaltung der Online-Teilnehmer nicht möglich ist, könnte man vor den Pausen oder immer am Ende eines Agenda-Punktes diese kurz dazuzuschalten.

Ein weiterer wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Aktivierung des Online-Publikums. Eine Keynote oder einen Workshops live mitzuerleben motiviert den Teilnehmer meist mehr als das Programm auf dem Bildschirm mitzuverfolgen. Aus diesem Grund ist es wichtig die Teilnehmer am Bildschirm immer wieder aufs Neue zu aktivieren und gezielt anzusprechen. Während des Programms auf der Hauptbühne sollte man diesbezüglich immer einen Kontaktpunkt in Form eines Online-Moderators bereitstellen. Er bildet die Schnittstelle zwischen Bühne und virtuellen Teilnehmern.

Während eines Workshops sollten vor allem die Moderatoren der Sessions darauf besonders achten die online zugeschalteten Teilnehmer anzusprechen. Dazu gehört die Nachfrage zum Verständnis oder zum Thema selbst. Außerdem ist es hilfreich bei hybriden Workshops immer zwei Moderatoren einzusetzen, einen online und einen onsite. Hier sollte man im Hinterkopf behalten, dass die wenigsten anwesenden, ob online oder vor Ort, schon viel Erfahrung in hybriden Formaten sammeln konnte und so ist diese Form der Zusammenarbeit für die meisten neu.

Übereinstimmung der Live- und Onlineorganisation

Während einer hybriden Veranstaltung ist es wichtig den Zeitplan für beide Parteien gleich zu halten. Aus diesem Grund sollte die Agenda immer zuvor schon alle Teilnehmer versendet werden. Haben die Präsenzteilnehmer Mittagspause, sollten auch die Onlineteilnehmer diese haben. Es ist meist schwer den Zeitplan während der Veranstaltung genau einzuhalten, jedoch ist es für die Onlineteilnehmer besonders wichtig, dass sie auf das Programm nicht unnötig warten müssen.

Um eine Veranstaltung organisiert durch die Agenda zu führen, ist es wichtig ein im Hintergrund agierendes Orga-Team zu haben. Dieses kümmert sich um alle Tätigkeiten, die rund herum erledigt werden müssen. Die Veranstaltung ist erst dann für beide Parteien perfekt, wenn ein Orga-Team auch für die Online-Teilnehmer gestellt wird. Der Moderator selbst sollte in diesem Zusammenhang nur für die Kommunikation zuständig sein. In jedem virtuellen Raum sollte es neben einen Moderator auch eine Person geben, die für organisatorische Fragen bereit steht.

Die Technik

Die Technik spielt bei einer Hybridveranstaltung in diesem Format eine besonders wichtige Rolle, denn nur mit einem guten Ton bzw. Bild kann das Eventerlebnis für alle geschaffen werden. Es ist somit besonders wichtig mit einem guten und erfahrenen Technik-Team zusammenzuarbeiten. Wir empfehlen hier dringend immer auf Profis zurückzugreifen. Es ist zudem essentiell, dass die Technik ausreichend im Vorhinein getestet wird. Somit kann man kleine Fehler bereits zu Beginn eliminieren. Dabei darf man den zeitlichen Aufwand dieser Tests nicht unterschätzen. Es ist unablässig mit extern eingebunden Speakern vorab ausführliche Tests durchzuführen.Ein weiterer Punkt ist die technische Vielseitigkeit. Jeder  Programmpunkt hat leicht veränderte technische Bedingungen. Während man auf der Hauptbühne vor allem die Akteure der Bühne gut verstehen muss, müssen in Workshop-Räumen alle Teilnehmer miteinander interagieren können. Das birgt natürlich technische Herausforderungen. Man sollte bereits vor der Veranstaltung die Moderatoren mit der Technik vertraut machen und auch hier Ton und Bild ausreichend testen. Die Onlineteilnehmer sollten keinen Nachteil in den einzelnen Workshops haben.

Daneben muss vorab die Internetverbindung getestet werden. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren muss das Internet gegebenenfalls mit einer zusätzlichen DSL Leitung aufgestockt werden.

Fazit

Eine hybride Veranstaltung birgt viele Herausforderungen, welche nicht immer einfach zu meistern sind. Ihr solltet euch niemals durch diese Schwierigkeiten verunsichern lassen, sondern daraus lernen.

Die Organisation hinter solch einem Event ist in jedem Fall nur mit deutlich mehr Aufwand (personell und finanziell) zu bewältigen. Mit steigender Lernkurve wird man aber auch hier mit weniger auskommen. Gut umgesetzt bietet einen hybride Veranstaltung in jedem Fall viele Vorteile.