Die Organisation einer digitalen Weihnachtsfeier wirkt auf den ersten Blick sehr einfach – man schaltet alle Teilnehmer zu und hält sein übliches Programm nun virtuell über den Bildschirm.

Wieso aber vor allem digitale Weihnachtsfeiern eine gute Organisation brauchen und welche Tools und Tipps hierfür hilfreich sind, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Was sollte man bei einer digitalen Weihnachtsfeier beachten?

Netzwerken verbessern

Da jeder Teilnehmer bzw. Gast zu Hause vor dem Bildschirm sitzt, ist es schwer den üblichen Smalltalk mit den Kollegen zu führen. Vor allem dieser informelle Teil ist jedoch oft genauso gefragt, wenn nicht sogar noch mehr. Die Teilnehmer wollen neue Informationen aufgreifen, sich innerhalb ihres Fachgebiets mit Experten unterhalten und mit anderen Kollegen und Gästen Netzwerken.

Somit sollten dann auch Pausen, neben dem formellen Programm und die Zeit danach hierfür genutzt werden. Viele Videokonferenztools bieten hierfür wunderbare Möglichkeiten, um solche „Tischgespräche“ mit Hilfe von Breakout-Rooms möglich zu machen. Zu den technischen Möglichkeiten kommen wir im späteren Verlauf des Beitrags.

Unser Tipp: Plant Networking-Pausen gezielt in die Agenda mit ein. Somit können die Teilnehmer sich gezielt Zeit zum Netzwerken nehmen. Im Anschluss der Veranstaltung sollte außerdem auch genügend Platz zum Netzwerken gegeben werden. Macht die Teilnehmer drauf aufmerksam und nehmt es als eigenen Programmpunkt auf!

Teilnehmerbindung

Findet ein Event in Präsenz statt, ist der Gast in der Regel den ganzen Tag dabei – auch wenn vielleicht nicht alle Beiträge so interessant für ihn sind. Bei Online-Veranstaltungen ist das Ganze wiederum etwas anders. Die Teilnehmer haben viel einfacher und schneller die Möglichkeit ein- und auszutreten, nämlich nur durch einen Klick.

Demnach suchen sie sich die interessanten Themen aus und sind auch nur für diese Beiträge dabei. Online-Teilnehmer treffen kontinuierlich eine Entscheidung darüber, ob sich das „Dabei-Bleiben“ und „Zuhören“ lohnt. Sogar während der Eröffnung werden hier schon Impulse gesetzt und darüber entschieden, ob man bleibt oder geht. Aus diesem Grund ist es wichtig eine regelmäßige, aktive Beteiligung der Teilnehmer zu fördern und interessante Beiträge zu liefern. Auf eine beginnende lange Eröffnungsrede sollte außerdem auch verzichtet werden. Der Content ist King- und das jetzt noch mehr im Vergleich zur Präsenzveranstaltung.

Unser Tipp: Haltet die Vorträge so kurz und interessant wie möglich. Zusätzlich solltet ihr auch eure Netzwerkpausen mit einem Thema versehen. Somit sorgt ihr dafür, dass alle Themeninteressierten und Experten aufeinander treffen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die gesamte Feier einen klaren Rahmen braucht. Regelmäßige Zeiten zum Networking in Breakout Rooms sollten organisiert werden und auch die formellen Beiträge sollten kurz und interessant gestaltet sein. Schon der Titel des Beitrags und die Werbung dafür kann entscheidend sein.

Welche Programme die technischen Aspekte hierfür zur Verfügung stellen, erfahrt ihr im Folgenden.

Welche Tools sind empfehlenswert?

In diesem Jahr haben wir schon viele Tools vorgestellt, welche sich gut für Großveranstaltungen, wie z.B. Weihnachtsfeiern eignen. Hier wollen wir euch nun drei Tools zeigen, welche sich explizit um Großveranstaltungen kümmern. Die Erfinder der Tools haben sich diesbezüglich mit oben genannten Problemen auseinandergesetzt und bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten an.

Remo

Das Videokonferenztool Remo (USA) hat sich vor allem auf virtuelle Events spezialisiert, bei denen Networking eine große Rolle spielt. Neben den klassischen Funktionen wie Videoübertragung, Breakout-Sessions und Gruppen-integriertem Chat können sich die Teilnehmer frei von „Tisch zu Tisch“ bewegen und somit die Breakout-Sessions wechseln. Außerdem gibt es eine Hauptbühne, wo ein formeller Beiträgen abgehalten werden kann. Sobald die Bühnenansicht aktiviert ist, werden alle Breakout-Sessions geschlossen und die Teilnehmer erhalten die Ansicht des Keyspeakers auf der Bühne. Alle anderen Mikros und Videos werden ausgeschaltet. Nach dem Bühnenprogramm werden alle Gäste wieder in ihre ursprünglichen Sessions zurückgesendet.

Remo bietet den Organisatoren folgende Möglichkeiten:

• Speaker und Moderatoren haben gesonderte Rechte, wie z.B. das Beenden einer Breakout-Session und Zusammenführen für formelle Beiträge
• Die Teilnehmer können ihre Tische wechseln du somit zwischenzeitlich und vor- und nach dem Event Networking
• Die Tische können entweder für 2, 4 oder 6 Personen sein
• Es gibt mehrere Etagen à pro Etage können 100 Gäste gleichzeitig teilnehmen
• Bis zu 6 Sprecher können gleichzeitig auf der virtuellen Bühne sein
• etwa 100 USD/Monat, kostenfreie Testversion für 14 Tage

Aus eigenen Erfahrungen heraus können wir Remo empfehlen. Es ist jedoch zu beachten, dass das Unternehmen nicht deutsch ist, also bezüglich  Datenschutzbedenken nachgehakt werden muss. Zudem kann es zu kleinen technischen Störungen bzw. Pausen kommen, sobald ein Teilnehmer zu einem anderen Tisch wechselt.

Wonder.me

Das zweite Videokonferenztool ist Wonder (DE), welches früher unter dem Namen „Yotribe“ bekannt war. Dieses Tool von deutschen Anbietern eignet sich ebenfalls gut für das Networking oder spontane Gespräche in digitalen Pausen oder Afterwork-Sessions.

Die Teilnehmer gelangen über einen Link zum Hauptraum. Über ein kleines Vorschaubild wird der Teilnehmer dann innerhalb des Raumes visualisiert. Kommt dieser jemand anderem näher, öffnet sich der Videochat. Sobald der Teilnehmer mit jemandem in einem Videochat ist, entsteht ein Kreis um sie herum. Nähern sich andere Teilnehmer diesem Kreis, sind sie dann mit ihnen zusammen in diesem Videochat.

Wonder bietet den Organisatoren folgende Möglichkeiten:

• Hintergrundbild des Hauptraums kann frei gewählt werden
• Unbegrenzte Teilnehmeranzahl
• Kreiert Raumbereiche über die Einstellungen. Ihr braucht sie hierfür nicht extra auf einem Bild zu entwerfen und hochladen, sondern könnt sie jederzeit vor oder während der Veranstaltung ändern.
• Preise werden auf Anfrage festgesetzt
• DSGVO-konform: deutsches Unternehmen aus Berlin

Zusammenfassend können wir festhalten, dass Wonder sich besonders gut für reine Networking-Events eignet. Die Räume könnten dabei einzelnen Themenräume sein, die verschiedene Schwerpunkte und Fragen beinhalten. So wären gute Gespräche vorprogrammiert.

Beide Tools sind für Weihnachtsfeiern oder andere Veranstaltungen gut geeignet und bieten eine ideale Plattform für Online-Networking.
quer.kraft wünscht euch viel Spaß beim Ausprobieren!!!

TL;DR

• Online-Veranstaltungen sollten Teilnehmer aktivieren
• Beiträge sollten kurz und interessant sein
• Vorteile Remo: Gut für Veranstaltungen mit Vorträgen (virtuelle Bühne), Tischeinteilung zum Networking, Veranstalter haben übergeordnete Rechte
• Vorteile Wonder: frei wählbares Hintergrundbild, Themenräume, perfekt zum Netzwerken, deutscher Anbieter, DSGVO-konform