Behind the scenes – die Jahrestagung 2020

Eine große Veranstaltung zu organisieren ist schwer, vor allem wenn diese sowohl Gäste vor Ort als auch online haben soll. quer.kraft hat sich dieser Herausforderung gestellt und die erste hybride Jahrestagung durchgeführt – und das mit vollem Erfolg!
In diesem Beitrag erhaltet ihr spannende Einblicke hinter die Kulissen der Jahrestagung 2020.

Technik und Organisation einer Hybridveranstaltung

Das Problem einer Hybridveranstaltung ist die Tatsache, dass man das Programm für zwei verschiedene Arten von Teilnehmern erlebbar machen muss – online und in Präsenz. Keiner der beiden Parteien sollte Teile der Agenda verpassen oder eingeschränkt sein.

Um dies zu ermöglichen, hat sich quer.kraft erstmals mit einem Medientechnik-Unternehmen zusammengetan, welches sich die gesamte Veranstaltung um die Technik kümmerte. Die Mitarbeiter des Medien-Aktive-Service sorgen dafür, dass externe Sprecher live im Programm integriert werden konnten und Online-Teilnehmer sowohl während der Sessions als auch auf der Hauptbühne aktiv dabei sein konnten. So konnte auch unser Keynote-Sprecher René Rohrbeck von der EDHEC Business School in Lille sich live hinzuschalten und seine Präsentation ohne Probleme vortragen.

Zudem machte quer.kraft von seinem Online-Kollaborationstool BlueJeans Gebrauch, indem alle Session als einzelne Break-Out-Rooms organisiert wurden und somit jede Gruppe separat in den Workshops arbeiten konnten. Der Link zu den einzelnen Sessions und die Themen wurde im Vorhinein an die angemeldeten Teilnehmer versendet, sodass sie sich je nach Interesse dazuschalten konnten. In den Workshops selbst konnten dann die Teilnehmer vor Ort und die online zugeschalteten über das Online Whiteboard MURAL zusammenarbeiten.

Als weitere Unterstützung engagierte quer.kraft unseren Online-Moderator Danir Bouchekir, welcher als Schnittstelle zwischen Online-Publikum und Hauptbühne fungierte. Somit konnten Fragen und Anmerkungen der Teilnehmer direkt an die Vortragenden gerichtet werden.

Der Norbert-Thom-Innovationspreis

Aufgrund der Organisation eines separaten Publikums wurde der Norbert-Thom-Innovationspreis in diesem Jahr etwas anders organisiert.
Die letzten Jahre konnten die drei Finalisten ihre Arbeit während der Jahrestagung einer ausgewählten Jury vorstellen. Diese entschied sich im Anschluss der Präsentationen für ihren Gewinner. Auch die Preisverleihung fand am Ende der Workshops vor dem Hauptpublikum statt.

Aufgrund von Corona und einzuhaltenden Hygienekonzepten beschloss quer.kraft die Jurysitzung und Präsentation bereits im Vorfeld durchzuführen und ausschließlich die Verleihung an der Tagung selbst. Demnach trafen sich alle Jurymitglieder und Finalisten in einem Onlinemeeting ein paar Tage zuvor. Das Ergebnis wurde, wie in den Jahren zuvor, dann an der Jahrestagung verkündet und die erstplatzierte Miriam Giebfried von Brose Fahrzeugteile SE & Co. KG hatte die Möglichkeit ihre Arbeit vorzustellen. Durch die technische Unterstützung von dem Medien-Aktive-Service konnten Sponsoren auch online hinzugeschaltet werden.

Helfer

Als weiteren wichtigen Punkt sind die Helfer der Jahrestagung 2020 zu erwähnen. Freiwillige Unterstützer aus unseren Mitgliedsunternehmen sorgten für die Einhaltung des Hygienekonzepts und sorgten für einen reibungslosen Ablauf der Agenda.

Fazit

Abschließend ist festzuhalten, dass eine hybride Veranstaltung viel Arbeit und Organisation voraussetzt. Mit Unterstützung von Experten in der Technik und einzelnen Veränderungen im üblichen Ablauf ist es jedoch nicht unmöglich.

Wir bedanken uns in diesem Zusammenhang nochmal ganz herzlich bei allen Helfern der Jahrestagung und unseren Teilnehmern. Ihr seid das Risiko mit uns eingegangen und Grund für diesen Erfolg! ?